Mit W@POR (Webbasiertes Anwendungsportal) haben wir die Schnittstelle zwischen der BwFuhrparkService GmbH und ihrem Hauptkunden geschaffen. Über die Plattform erfolgt die komplette, digitale Abwicklung sämtlicher angebotener Mobilitätsdienstleistungen von der Buchung bis hin zur Rechnungsprüfung. Ergänzend werden dem Hauptkunden kontinuierlich weitere digitale Services als Software as a Service zu Aspekten des Mobilitätsmanagements angeboten.

Oberste Priorität und Motivation der BwFuhrparkService GmbH ist der durchgehende Betrieb der Plattform – W@POR muss für die rund 3.500 Nutzer:innen 24/7 erreichbar sein. Das Portal verwendet mit SAP HANA und SAP UI5 neueste Technologien und interagiert mit zahlreichen (Micro-) Services im Firmennetz der BwFuhrparkService GmbH und stellt deren Funktionalität auf der Plattform bereit.

Das Portal bietet eine Vielzahl von Funktionen, unter anderem:

• • Abrufübersicht, Abruferfassung, Abrufänderung, Abrufaktivierung
  • Fristenübersicht
  • Erfassung Fahrzeugschäden
  • Reports
  • Abrechnungsübersicht
  • Rechnungsreklamation
  • Benutzerverwaltung
  • Dokumentenakte, und zahlreiche weitere Reports und Auswertungen

BwFuhrparkService managt und disponiert einen Fuhrpark von mehr als 29.000 Fahrzeugen für die Bundeswehr. Der Unternehmensslogan lautet dabei „Das richtige Fahrzeug zur richtigen Zeit am richtigen Ort“.

Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, wird eine flexible Software zur Fahrzeugvermietung inklusive Auftragsannahme, Disposition von Fahrzeugen und Mitarbeiter:innen, Druck und Versand von Formularen, Dienstplänen, Auswertungen sowie Preisberechnung benötigt. Abrechnung und Reklamationsbearbeitung eingesetzt. In diesem Rahmen müssen auch Schäden erfasst, Fristen bearbeitet, Dienstpläne und Fahraufträge erstellt sowie Preise berechnet werden. Die Vermietprozesse sind sehr individuell und dynamisch, weswegen diese ideal durch eine Individualsoftware unterstützt werden. Die Hilfs- und Unterstützungsprozesse, die näher an Standards liegen, sind in SAP (ERP, IS-DBM, SRM, HCM) abgebildet.

Die DSW bildet die Grundlage fast aller Mobilitätsdienstleistungen der BwFuhrpark.

Mitte 2017 hat die BwFuhrparkService GmbH ihre Chauffeurserviceleistungen in Berlin ausgeweitet. Hierfür sind über 100 Fahrzeuge – darunter auch Elektro- und Wasserstofffahrzeuge – im Einsatz. Insgesamt werden alleine für einen Kunden rund 150.000 Chauffeurfahrten pro Jahr durchgeführt. Durch unsere IT-Unterstützung wird ein reibungsloser und effektiver Ablauf ermöglicht.

Unter Einhaltung höchster Sicherheitsanforderungen wurde eine eigenständige Applikation entwickelt. Die Lösung synchronisiert Dienstpläne von SAP-HCM und Fahrzeuge und deren Verfügbarkeiten aus der individuell entwickelten Dispositionssoftware. Anhand dieser Daten erfolgt eine automatische Fahrzeugzuordnung der Chauffeure und darauf aufbauend eine Disposition der Fahrten. Die Chauffeure sind digital, über eine eigens von uns entwickelte Android Applikation, in die Prozesse integriert. Über die mobile Applikation sind ihre Dienstzeiten gelistet und anstehende Fahrten werden per aktiver Benachrichtigung signalisiert. Fahrten und Schäden werden mobil erfasst und umgehend in den Backend Systemen weiterverarbeitet. Die Aus- und Rückgabe der Fahrzeugschlüssel erfolgt über, in die digitalen Prozesse der Dispositionssoftware integrierte, Schlüsseltresore.

Für Mitarbeitende der Bundeswehr besteht, neben einer dienstlichen Nutzung des Fuhrparks, auch die Möglichkeit, einzelne Fahrzeuge für private Zwecke anzumieten. Die Geschäftsprozesse für das Carsharing wurden als flexible und kostengünstige Erweiterung in die Dispositionssoftware integriert. Bereits etablierte Prozesse, vom Mobilitätsabruf über die Fahrzeugausgabe und Rücknahem über Schlüsseltresore bis hin zur Fakturierung und Reklamationsbearbeitung, wurden entsprechend um die neuen Anforderungen ergänzt.

Chauffeure

Zur digitalen Einbindung der Chauffeure in die Geschäftsprozesse der Plattform, wurde eine offlinefähige Android App entwickelt. Über diese erfolgt eine Auftragszuteilung anhand der Disposition in der Dispositionssoftware. Chauffeure erhalten damit eine Übersicht ihrer anstehenden Fahrten und werden aktiv über Änderungen informiert. Über die mobile Anwendung werden die Prozesse der Leistungsbeleg- und Schadenserfassung durchgängig digital abgebildet, ein Medienbruch durch die Erfassung über Papierbögen entfällt.

Servicekräfte

DSWmobil ist eine Android App, die Teile der Funktionalität von DSW auf einem mobilen Endgerät zur Verfügung stellt. Über die mobile Anwendung werden die Prozesse der Vermietung (Fahrzeugausgabe, Fahrzeugrücknahme und Fahrzeugvorbereitung) und der Serviceabwicklung (Wareneingangskontrolle, Objektcodevergabe, Materialprüfung und Materialverbindung) abgebildet.

Zur Unterstützung der Mitarbeitenden bei Vermiet- und Serviceprozessen wurde eine offlinefähige Android App entwickelt, welche die Prozesse der Dispositionssoftware mobil verfügbar macht.

Zum Funktionsumfang gehören die Ausgabe und Rücknahme von Vermietfahrzeugen inkl. einer Schadenserfassung. Zusätzlich können verschiedene Serviceprozesse, wie eine Wareneingangskontrolle, die Vergabe von Objektcodes für Fahrzeuge und Materialen und eine Materialprüfung durchgeführt werden. Mitarbeiter:innen können anstehenden Aufgaben anhand von strukturierten Aufgabenlisten effizient abarbeiten.