Vielleicht geht es euch auch ab und zu so: Der Beschluss, sich jetzt zu fokussieren, fällt leicht, die Umsetzung dessen nicht immer. Unsere Kollegin Jessica Deetz aus dem People & Culture Team, beleuchtet in ihrem Lightning Talk daher das Thema Fokus und Aufmerksamkeit. Was ist Fokus? Was hindert uns am fokussierten Arbeiten? Wie kann jede:r selbst am eigenen Selbstmanagement für mehr Fokus arbeiten? Und was gelingt uns im Team? Wir suchen nach Antworten und praktischen Tipps und Tools.
Was ist Fokus?
Wer uns bei eXXcellent solutions kennt, weiß, dass wir gerne mit Zitaten arbeiten. Zur Definition von Fokus möchten wir uns auf Steve Jobs beziehen:
Focusing is about saying ‘no’.
Denn bei fokussiertem Arbeiten geht es um Priorisierung, da andere Dinge ausgeblendet werden müssen. Fokus ist also ein mentaler Zustand, in dem wir unsere gesamte Aufmerksamkeit auf eine einzige Aufgabe richten und Ablenkungen von außen ignorieren.
Zusammengefasst steigert Fokus und fokussiertes Arbeiten unsere Produktivität und Qualität, da weniger Ablenkungen und tiefere Konzentration möglich sind. Fokussiertes Arbeiten reduziert Stress, indem es Multitasking minimiert und ein ruhigeres Arbeiten ermöglicht. Durch bessere Zeitplanung und kontinuierliche Anstrengungen hilft es, langfristige Ziele zu erreichen und mehr Freizeit zu haben. Zudem stärkt es die kognitiven Fähigkeiten und fördert beruflichen Erfolg, was von Arbeitgebern geschätzt wird. Letztlich führt fokussiertes Arbeiten zu mehr persönlicher Zufriedenheit und Erfüllung.
Was hindert uns an fokussiertem Arbeiten?
Die menti-Umfrage, was unsere Kolleg:innen an fokussiertem Arbeiten hindert, zeigt schon einige Gründe auf, die im weiteren Talk noch vertieft wurden:
Einige Punkte zahlen auf die Ursache des Multitaskings ein, indem wir zu viele Themen gleichzeitig bearbeiten. Unser Gehirn ist nicht für Multitasking gemacht und kann nicht produktiv auf mehreren Hochzeiten gleichzeitig tanzen. Der Wechsel von Tätigkeit A zu B lässt uns gedanklich noch in Tätigkeit A hängen. Dieser “Switch Cost Effect” führt zur Verschwendung von Verarbeitungszeit im Gehirn, da wir bei jedem Wechsel von z.B. Outlook zu Teams erneut Zeit brauchen, um uns wieder zu fokussieren.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind technologische Ablenkungen. Der digitale Lifestyle und soziale Medien machen uns unproduktiv, da Smartphones zwar Aufgaben schneller erledigen lassen, aber durch den Konsum neue Unproduktivität schaffen. Eine Studie von 2017 zeigt, dass allein die Anwesenheit eines Smartphones im Raum kognitive Ressourcen beansprucht. Trotz dieser Einflüsse und Ablenkungen ist es wichtig, Deep Work zu praktizieren, indem man lernt, Aufgaben nacheinander zu erledigen. Digitaler Minimalismus propagiert, dass weniger digitale Nutzung mehr Effektivität bedeutet. Außerdem müssen wir wieder lernen, alleine sein zu können. Durch Social Media sind wir nie allein, wir reflektieren dadurch seltener selbst in ruhigen Momenten und gönnen uns seltener Pausen.
Wie kann ich an mir selbst arbeiten?
Setzen von Zielen und Priorisierung
Ziele bieten Richtung und Struktur in unserem Leben, was zu höherer Motivation und Engagement führt, da wir auf etwas hinarbeiten. Durch klare Ziele können wir unser Zeitmanagement verbessern und unsere Aufgaben besser einschätzen, indem wir uns beispielsweise vornehmen: “Heute möchte ich noch xx erledigen.” Das Setzen von SMART-Zielen – spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert – sowie die Anwendung der Eisenhower-Matrix helfen dabei, Prioritäten zu setzen und effektiv zu planen. So können wir unsere Energie gezielt einsetzen und kontinuierlich Fortschritte machen.
Deep Work Konzept
Pausen machen
Effektiv und fokussiert arbeiten gelingt nur mit guten Pausen. Nur wer sich richtig entspannt, kann sich auch wieder anspannen und fokussieren. Anspannung verbraucht Energie, während Entspannung den Akku wieder auflädt. Die Gestaltung von Pausen ist dabei total individuell und sollte an die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden. Dabei kann man sich fragen: Mit wie viel Energie möchte ich meinen Arbeitstag oder meine Arbeitswoche beenden? Und was kann ich im Arbeitstag tun, um meine Energie zwischendurch wieder aufzuladen?
Fragen, die man im Team klären kann, umfassen: Können wir die Dauer unserer Meetings reduzieren und so auf das Wichtige fokussieren? Lassen sich pro Woche drei Stunden Deep Work einrichten? Wie schaffen wir mehr Raum für Fokus und stellen gleichzeitig Möglichkeiten für Leerlauf sicher? Etablieren wir Workathons im Team?
Wie man sieht, ist das Thema Fokus sowohl für den Einzelnen, als auch das Arbeiten im Team relevant. Die im Lightning Talk angesprochenen, ersten Impulse lassen sich sowohl im Arbeitskontext als auch im Privatleben anwenden.